Stampa Unione: sono solo 2 parole, ma incutono sempre un po’ di timore, vero? A meno che non si sia padroni di questa fantastica tecnica! 😉

Ma partiamo dall’inizio: che cos’è la Stampa Unione e perché dovrebbe sconvolgere così tanto la nostra vita (professionale)?

Da qualche tempo è passato il Natale e magari è capitato anche a te di aver dovuto inviare gli auguri all’elenco dei fornitori della tua azienda. Bene! E come hai fatto? Sicuramente sarai partito da un file excel con i dati dei vari referenti aziendali, poi avrai avuto un biglietto o una lettera “standard” da personalizzare con il nominativo di chi doveva ricevere il tuo augurio. Ecco, probabilmente a questo punto ti sarai scatenato a suon di copia-incolla dall’excel al word. Abbiamo ragione?

E se ti dicessimo che con pochissimi clic avresti potuto preparare tutti i biglietti senza perdere tempo e pazienza? Ecco come avresti potuto fare (e come potrai fare d’ora in poi) grazie alla Stampa Unione!

[Noi usiamo Microsoft Word ed Excel 2010, ma la funzione Stampa Unione è presente anche nelle altre versioni dei 2 programmi.]

PREMESSA

Consideriamo un file excel-tipo con, come dicevamo prima, diversi dati dei tuoi fornitori: vedi l’immagine “Elenco Fornitori” qui sotto.

NB: Ricordati di denominare ogni colonna con un nome univoco che descriva i dati che stai inserendo nella relativa colonna: ti sarà molto utile più avanti!

Elenco fornitori

Ecco il nostro file excel con i dati dei fornitori aziendali.
Se clicchi, l’immagine si ingrandisce.

Consideriamo anche un file word con gli auguri di Buon Natale e buone feste: vedi l’immagine “Biglietto di Natale” di seguito.

Biglietto di Natale

Un originalissimo (eheh) biglietto di Natale in un file word. Clicca per ingrandire l’immagine.

PREPARAZIONE DEL FILE WORD PER LA STAMPA UNIONE

Ok, ci siamo! Ora dobbiamo solo preparare il file word perché “prenda” in automatico i dati che decidiamo di voler trasferire dal nostro file excel dell’elenco dei fornitori al nostro biglietto di auguri. Ecco gli step da seguire:

  1. Andiamo sulla barra multifunzione, scegliamo la voce “Lettere” e poi “Seleziona destinatari”: si aprirà un menù a tendina e noi dobbiamo scegliere “Usa elenco esistente…” .
  2. Si aprirà una finestra di dialogo denominata “Selezione origine dati” dalla quale dobbiamo selezionare il file excel dell’elenco dei fornitori. Ad esempio noi lo abbiamo salvato sul Desktop, per cui lo cercheremo lì e, dopo averlo selezionato, cliccheremo su “Apri”.
  3. Si aprirà una nuova finestra di dialogo denominata “Seleziona tabella” dove sceglieremo il Foglio “Elenco fornitori$” (che è dove noi abbiamo salvato i dati dei fornitori) e daremo l'”Ok”.
  4. A questo punto con il mouse ci posizioneremo nel punto del nostro foglio word dove vogliamo far apparire un determinato dato inserito nel file excel, ad esempio dopo la parola “Spett.le”, e clicchiamo su “Inserisci campo unione” selezionandolo sempre dalla barra multifunzione, come puoi vedere dall’immagine qui sotto.

    Inserisci campo unione

    Clicca per ingrandire l’immagine sui passaggi da seguire a questo punto.

  5. Selezioniamo la voce “Azienda” (ecco perché è importante denominare correttamente ogni colonna del file excel).
  6. Procediamo ripetendo i punti 4 e 5 con tutti i dati che ci interessano. Ad esempio ci posizioniamo dopo “Gentile”, clicchiamo su “Inserisci campo unione” e scegliamo la voce “Nome”. Dopodiché facciamo la stessa operazione scegliendo “Cognome”.
  7. Quello che dovrebbe risultare a questo punto è un file word simile a quello che trovi qui sotto, dove, in ogni punto in cui ci siamo posizionati per selezionare una determinata voce, ci sarà un campo dinamico caratterizzato dalle virgolette «».

    Documento pronto per stampa unione

    Ecco come dovrebbe apparire il documento pronto per la Stampa Unione.

LA STAMPA UNIONE

Siamo finalmente giunti al momento topico della Stampa Unione!

Basterà tornare sulla barra multifunzione e cliccare su “Finalizza e unisci“: si aprirà un menù a tendina dove possiamo selezionare la voce “Modifica singoli documenti…” in modo da ricontrollare velocemente tutte le nostre lettere di auguri prima di stamparle (e, successivamente, inviarle). Con questa operazione creeremo un file word composto da diverse pagine: ogni pagina conterrà la lettera di auguri con indirizzo, nome e cognome di ciascun referente aziendale inserito nel foglio excel (in pratica una pagina word per ogni riga dell’excel). Si aprirà una piccola finestra in cui potremo scegliere se unire tutti i record* oppure, ad esempio, se stamparne solo un tot scegliendo quali con l’opzione “Da:_  A:_”. Noi abbiamo scelto di unirli tutti e…sorpresa! Si creerà un nuovo documento formato da un numero di pagine, in questo caso 5, corrispondente al numero dei nostri fornitori! Salviamo con nome il nostro file e il gioco è fatto.

Clicca qui per scaricare il nostro file word creato con la Stampa Unione.

*Si intende se vogliamo un unico file word composto da diverse pagine, una per ogni referente aziendale, da poter, poi, stampare con un unico clic.


Ovviamente ci sono tantissime altre opzioni possibili per realizzare e migliorare un documento in Stampa Unione, ma non volevamo tediarti troppo! 😉 Chissà, magari in futuro potremo fare un aggiornamento di questo articolo! Intanto il nostro obiettivo era quello di trasmetterti le nozioni-base di questa tecnica che potrà davvero cambiarti la giornata lavorativa: speriamo di esserci risuciti! Sai quanto tempo risparmierai ora impostando semplicemente un unico documento-modello?

La Stampa Unione è un’operazione molto utile in diversi campi professionali (e non): basti pensare, ad esempio, a chi lavora nel nostro settore (istruzione e formazione) che, al termine di ogni percorso formativo, deve stampare gli attestati di frequenza o di qualifica a tutti gli allievi! Ma può essere utile anche a chi ha bisogno di stampare tante buste, etichette, lettere, e via dicendo, quindi ad esempio a chi lavora in segreteria, in un ufficio commerciale, in amministrazione.

Segui il nuovo consiglio firmato ENACLAB: impara step-by-step ad utilizzare la Stampa Unione e domani vai al lavoro sorprendendo tutti i tuoi colleghi!

Alla prossima!

Feltre (BL), 14/02/2018